Друзья, а давайте еще до встречи накидаем в эту тему свои идеи? Мало ли – вдруг у кого-нибудь что-нибудь этакое гениальное «сверкнет» в сознании!

Т.е. устраиваем что-то вроде он-лайн мозгового штурма.

Вот я и начну «шутрмовать» проблему )

А какие вообще вопросы мы должны решить?

На мой взгляд, это:
- как учитывать мелкие однородные предметы? Да еще и так, чтобы при формировании подарков был известен номер каждого из этих предметов?
- как маркировать предметы, на которых ценники не держатся или с которых ценники наоборот отклеиваются только « с мясом»?
- каким образом должна быть выстроена система учета, чтобы у нас была возможность видеть информацию об остатках? ( простите, если как-то уж очень по-бухгалтерски выражаюсь. Информация об остатках – это значит иметь представление о том, столько у нас есть в наличии тех или иных предметов).
- как связать ( дабы упростить общий процесс!) между собой 1) регистрацию «входящих» подарков, 2) регистрацию «исходящих», 3) формирование Актов приемки-передачи.
- …


Пожалуйста, делитесь своим мнением насчет проблем и вариантов их разрешения!

Здравствуйте все!
У меня предложение: унифицировать названия предметов, чтобы в таблице приема легче было искать что-то про формировании подарков. Например, перед всеми развивающими играми писать "Игра развивающая", а потом уже "Три поросенка"... В прошлом году это предложение было, но все равно так и не получилось... Потом искали очень долго
Готова попробовать этот список составить к 29, потом дополнять

Насчет унификации названий согласна полностью!!!
Так проще и тем, кто сидит на приеме и регистрации подарков, и остальным - тоже.
.
Чисто технически, это можно сделать в Экселе, просто разбив графу с названием подарка на две. В первой колонке будет что-то вроде "тип" или "род" или "разновидность", где будут на выбор варианты: "паззл маленький", "паззл средний", "книга художественная", "книга учебная", "игрушка мягкая" и т.п.. А в соседней графе можно писать пояснение, типа "Три поросенка", или "325 деталей", или "что-то непонятное, но очень клевое"

А еще просьба к Наташе.
Наташ, ты можешь выложить здесь или выслать на почту те документы с которыми мы работали в прошлом году?
Чтобы можно было пофантазировать на тему их удобности не абстрактно, а на конкретных примерах.
Спасибо!!!

Вот. Выкладываю, как есть, в заполненном виде. И сразу прошу обратить внимание, что в одном Excel файле собраны ВСЕ акты, касающиеся передачи всякого добра в конкретный ДД, только они на разных страницах, но зато открываешь файл и видишь, что вообще передано в это место. И мне такой подход нравится. Удобно для анализа работы.


Пустоты в Книге учета в графе Куда передано по большей части означают, что на этих вещах не было номерка, и путь его проследить порой невозможно, потому что в Книге он под одним именем, а в акте под другим, да еще и б/н. Впечатляет!

Я составила список категорий подарков. Но скорее не по логике "забивания" входящих подарков (как предложила Г.Ю.), а по логике раскладывания по кабинету.

Этот список родился у меня, если честно, когда обдумывала вариант с покупкой стеллажей. Завтра я еду в Икею, посмотрю, что там есть. В принципе, у моей бабушки уже 3 года стоит стеллаж Икейский, который стоил рублей 300 всего! Хороший, удобный и даже вполне симпатичный!

Только представьте: у нас будет не один ( максимум - два, если мы используем коробки) уровень для хранения подарков, а 4! ( Я посчитала, 4 - это оптимальное число полок)....

А еще, мне кажется, есть смысл подумать об отдельном стеллаже для книг. У нас их очень много бывает и при том есть необходимость делить их по возрастам. Для этого бы и пригодились полки.


Итак, качайте и редактируйте файл, если я где-то что-то пропустила!!

Я посмотрела список! Всё здорово, у меня небольшие предложения еще больше унифицировать. Завтра принесу!
Про стеллаж здорово! И еще надо бы заранее про коробки подумать, чтоб из них было удобно вынимать и удобно в них засовывать ( по принципу ослика Иа)

Друзья, а если ли у кого-то идеи насчет способа маркирования ( и регистрации) одинаковых мелких предметов.
Кто с этим не сталкивался - объясняю. Часто люди приносят целую охапку простых карандашей или штук 30 одинаковых тетрадей или что-то подобное. Лепить на каждый карандаш/каждую тетрадь номерок не реально. Упаковывать тетради/карандаши в пакетик и клеить номерок на этот пакетик неудобно, потому что, когда эта тетрадь достается из пакетика, про пакетик сразу забывают, и тетрадь становиться "б/н" (без номера).

вот тетради точно из пакетов доставать по одной не надо. Я, например, давно уже настоятельно предлагаю тетради учебные в подарки не класть. А что касается другой мелочи: ручки (красивые, прикольные!), блокнотики, карандаши цветные и т.д. раскладывать в подарки каждому ребенку в группе. Таким образом мы при наборе индивидуальных комплектов получаем в каждом нечто одинаковое, а значит - объединяющее. Ведь сколько раз говорилось, что дети, особенно младшие, часто болезненно реагируют на различие в подарках... Так бывает в Тучково, в дд № 9, может быть, и в дд 1...
И потом: если в группу поступит 15 пачек акварели или фломастеров - всем хватит и надолго.
мы с вами в такой ситуации получаем возможность мелочи спокойно собирать под одним номером, не боясь б/н! положили в подарки - номер ушел!

Если мы так решим поступать, то необходимо это донести до всех, кто будет паковать подарки! Потому что в головах ( мне кажется, у большинства) идея, что подарки должны быть индивидуальными, сильно различающимися друг от друга. Также и насчет того, то простые карандаши, обычные тетради и другие будничные вещи не кладем в подарки.

Вообще мне нравится идея Н.В. Буду её развивать: например, все мелкие вещи надо паковать по определенному количеству штук в пакетике, им один номер присваивать и можно по подаркам раскладывать:) А если что-то прикольное и эксклюзивное, то под отдельным номером.

Машенька, конечно, подарки будут индивидуальные, игрушки, игры и т.д. в них будут разные, в соответствии запросом или направлением, полученным из ДД, но еще плюс кое-что одинаковое, что будет у каждого ребенка в группе. Пока это только мыЗль, и я ее думаю! Как вам?

1.
Да! Было бы круто! Например, 30 штук карандашей разделить на 6 "номерков" по пять карандашей в каждом. Тогда действительно нужно это четко отслеживать поначалу в собственных головах, а - следовательно и в действиях добровольцев.

2.
Посоветовалась с мамой на предмет разделения подарков по категориям подарков.
Она предложила примерно такой вариант.
Сделать в Экселевском документе несколько листов - по листу на каждую категорию. подарков
Т.е. доброволец, который записывает подарки в сводный документ, перво-наперво выбирает среди листов нужную категорию (например, "мягкие игрушки", "книги", "сувениры", "спорт" и т.п.) А чтобы при этом количестве листов не было путаницы с нумерацией, у каждой категории можно сделать свою нумерацию.
Например, все мягкие игрушки нумеруются от 0 до 999, книжки - от 1000 до 1999, сувениры - от 2000 до 2999 и т.д. Или (чтобы не ограничивать число номеров) использовать в номерках буквы. Например, мягкие игрушки: М-1, М-2.... М-1543, М-1544; Сувениры: С-1, С-2... С-366, С-367... и т.д.
При таком раскладе не удастся с ходу посмотреть, например, какие подарки принесла школа номер такой-то. Для этого придется пройтись по каждому из листов и посмотреть, какие она принесла мягкие игрушки, какие книжки и какие сувениры. Но это, наверное, не так сложно по сравнению с разгребанием путаницы в терминологии...
.
Если нифига непонятно, что я тут написала, постараюсь завтра на встрече объяснить подробнее...

Сегодняшняя встреча прошла очень продуктивно.
У Маши записано все, что мы наобсуждали сегодня.
Дальше надо понять, что еще у нас осталось не проработанным - и наметить следующую встречу...

Я вот возвращалась домой и пришла ко мне такая мысль: оптимизация - это не только улучшение и усовершенствование процесса сбора. ОПТИМИЗация связана с увеличением оптимизма и радости у добровольцев. Мы ведь мастерская Деда Мороза. А что если всем добровольцам надевать, ннапример, какие-то дедморозовские атрибуты, ну или снегурочкинские:) Чтоб люди приходили и видели,, что на всех не только работы, но и радости!